人事異動で防火管理者が不在になった場合の対処方法・手続きについて

4月や10月の人事異動で防火管理者が転勤・退職し、後任が決まらないまま数か月が過ぎている——消防署の立入検査で最も多く指摘される事項のひとつです。
本記事では、行政書士（特定行政書士・防火対象物点検資格者）である筆者が、防火管理者の交代時に必要な手続きを消防法・消防法施行令・消防法施行規則の条文に沿って整理します。東京消防庁管内の実務を前提としています。

1. 人事異動で防火管理者が交代したら、必ず2つの届出が必要

防火管理者が交代したときに提出する書類は2通です。選任届だけを出して消防計画の変更届を忘れる例が非常に多いため、必ずセットで確認してください。

1-1. 提出書類と根拠条文

消防法第8条第2項は「前項の権原を有する者は、同項の規定により防火管理者を定めたときは、遅滞なくその旨を所轄消防長又は消防署長に届け出なければならない。これを解任したときも、同様とする。」と定めています。前任者の解任と後任者の選任は、いずれも届出の対象です。

消防計画のほうは、消防法施行規則第3条第1項の末尾が「防火管理に係る消防計画を変更するときも、同様とする。」となっています。消防計画には自衛消防の組織や、防火管理上必要な業務の分担が定められており、防火管理者が交代すればこれらの記載を改める必要があります。したがって選任届と併せて変更届を提出します。

1-2. 届出義務を負うのは管理権原者。防火管理者本人ではない

ここは実務で最も誤解の多い点です。

消防法第8条第1項は、防火対象物の「管理について権原を有する者」（管理権原者）に対して、防火管理者を定め、消防計画の作成等の業務を「行わせなければならない」と定めています。義務の名宛人は管理権原者であり、防火管理者は選ばれて業務を実行する立場です。

したがって、届出を怠ったときに罰則の対象となるのも、消防長・消防署長から命令を受けるのも管理権原者です。「担当者が異動したので手続きを忘れていた」という説明は、法的には管理権原者の責任を免れさせません。

2. 防火管理者の選任が必要な建物は「収容人員」で決まる

防火管理者の選任義務があるかどうかは、収容人員で判定します。延べ面積で判定するという記述をしばしば見かけますが、これは誤りです。

2-1. 消防法施行令第1条の2第3項の3区分

収容人員の算定方法は消防法施行規則第1条の3に用途別に定められています。事務所・工場・倉庫（(15)項・(12)項・(14)項）は原則として従業者の数で数えるため、人事異動で人員が増減すると選任義務の有無が変わることがあります。異動後に収容人員が基準を超えた場合は、新たに防火管理者を選任しなければなりません。
詳しくは防火管理者の選任の必要な建物と実務フロー、防火対象物の収容人員の計算方法を用途区分別に徹底解説をご覧ください。

2-2. 延べ面積は「甲種か乙種か」を決める数字

延べ面積が意味を持つのは、資格の区分を決める場面です（消防法施行令第3条第1項）。

3. 届出を怠った場合の法的効果と罰則

「不在を放置すると指導される」という程度の理解では不十分です。消防法には直罰規定があります。

防火管理者が定められていないと認められるときは、消防長または消防署長は管理権原者に対して選任命令を出すことができます（消防法第8条第3項）。この命令に従わない場合は第42条第1項が適用され、法人にも罰金が科されます。

また、消防法第5条の3等の規定により、命令を受けた旨は公示の対象となり得ます。企業のコンプライアンス上のリスクは罰金額にとどまりません。

なお、拘禁刑は令和7年6月1日施行の刑法等一部改正により「懲役」「禁錮」を一本化した刑名です。改正前の解説記事では「懲役」と表記されています。

4. 後任者が社内で見つからないときの5つの選択肢

「有資格者が異動でいなくなった」という状況でも、取り得る手段は講習受講だけではありません。

4-1. 講習以外の資格ルートを確認する（令第3条第1項第1号ロ〜ニ）

甲種防火管理者の資格は、講習修了者に限られません。消防法施行令第3条第1項第1号は次のルートも定めています。

とくに安全管理者を選任している事業場では、その者が甲種防火管理者の資格要件を満たしている場合があります。講習の空き待ちで数か月止まる前に、社内の有資格者を洗い出してください。

4-2. テナント部分なら乙種の資格で足りる場合がある（令第3条第3項）

甲種防火対象物で管理権原が分かれているもの（＝複数テナントが入るビル）については、一定規模以下のテナント部分に限り、乙種防火管理講習修了者を防火管理者とすることができます。施行規則第2条の2の2により、(6)項ロ部分10人未満・特定用途30人未満・非特定用途50人未満の部分が対象です。
乙種講習はおおむね5時間（規則第2条の3第4項）で、甲種のおおむね10時間より短期間で受講できます。

4-3. 管理的地位の者が全員遠隔地にいる場合の特例（令第3条第2項）

共同住宅その他総務省令で定める防火対象物で、管理的・監督的な地位にある者のいずれもが遠隔の地に勤務していることなどにより防火管理業務を適切に遂行できないと消防長・消防署長が認めるときは、資格要件が「防火管理上必要な業務を適切に遂行するために必要な権限及び知識を有する者」に読み替えられます。無人物件やサテライト拠点で使われる規定です。

4-4. 防火管理業務の一部を外部に委託する（規則第3条第2項）

防火管理上必要な業務の一部を、関係者およびその従業員以外の者に委託することは可能です。この場合、防火管理者は消防計画に受託者の氏名・住所、受託業務の範囲および方法を定めなければなりません（消防法施行規則第3条第2項）。
ただし、これは「業務の委託」であって、防火管理者そのものを外部に置き換える制度ではありません。防火管理者は「当該防火対象物において防火管理上必要な業務を適切に遂行することができる管理的又は監督的な地位にある者」であることが必要です（令第3条第1項柱書）。
詳しくは防火管理者の選任は内部から？外部から？をご覧ください。

4-5. 複数名に資格を取らせておく

異動が定期的にある組織では、複数名に講習を受けさせておくのが最も確実です。修了証は全国で有効で、有効期限もありません（後述の再講習義務がある場合を除く）。

5. 交代手続きの流れ（5ステップ）

解任日と選任日の間に空白期間を作らないことが理想ですが、やむを得ず空く場合でも、後任が決まり次第すみやかに届け出ることが優先です。届出をしないまま放置することが最も重いリスクを生みます。

6. 交代時に引き継ぐべき書類

消防計画の法定記載事項は、消防法施行規則第3条第1項第1号イ〜ヲに列挙されています。引き継ぎのチェックリストはこの条文に沿って作るのが確実です。

これに加えて、実務上は次の書類を引き継ぎます。

7. 選任後にやるべきこと

7-1. 訓練の実施回数には法令上の定めがある

消防法施行規則第3条第10項は、令別表第一(1)項から(4)項まで、(5)項イ、(6)項、(9)項イ、(16)項イ、(16の2)項——すなわち飲食店・物品販売店舗・ホテル・病院・社会福祉施設・学校等の特定用途の防火対象物について、消火訓練と避難訓練をそれぞれ年2回以上実施しなければならないと定めています。

非特定用途（事務所・工場・倉庫等）には法令上の回数の定めはなく、消防計画に定めた回数を実施します。「非特定用途は年1回以上」という説明を見かけますが、条文上の根拠はありません。

7-2. 甲種防火管理再講習の要否を確認する

収容人員300人以上の特定用途の防火対象物（消防法施行令第4条の2の2第1項第1号）の甲種防火管理者には、甲種防火管理再講習（おおむね2時間、施行規則第2条の3第3項）の受講義務があります。

受講期限は次のとおりです。
・選任された日の4年前までに講習を修了している場合 → 選任された日から1年以内

・それ以外の場合 → 講習を修了した日以後最初の4月1日から5年以内

人事異動で古い修了証を持つ職員を選任すると、選任から1年以内の再講習が必要になることがあります。修了証の日付を必ず確認してください。

8. 統括防火管理者・防災管理者が交代した場合

8-1. 統括防火管理者

管理権原が分かれている一定の防火対象物には、建物全体を統括する統括防火管理者を置きます（消防法第8条の2第1項）。統括防火管理者を交代させたときも、管理権原者は遅滞なく届け出なければなりません（同条第4項）。

対象となるのは、管理権原が分かれている次のものです。

各テナントの消防計画は、全体についての消防計画に適合するものでなければなりません（消防法第8条の2第3項）。テナント側の防火管理者が交代した場合は、統括防火管理者にも連絡が必要です。詳しくは統括防火管理者と協議会の設置｜複合建物における防火管理の要点をご覧ください。

8-2. 防災管理者

防災管理対象物では、防災管理者は防火管理者と同一人でなければなりません（消防法第36条第2項）。防火管理者が異動した場合、防災管理者も同時に交代することになります。

防災管理者の選任・解任の届出は、消防法第36条第1項が第8条第2項を準用して行われ、届出を怠った場合の罰則も第44条第8号（30万円以下の罰金または拘留）です。あわせて防災管理に係る消防計画作成（変更）届出書（令第48条第1項、規則第51条の8第1項）の提出も必要になります。詳しくは防災管理が必要な建物をご覧ください。

9. 外部に依頼するときの注意｜届出書類の作成は行政書士の独占業務

「手続きが負担なので外部に任せたい」という場合、依頼先の選定を誤ると依頼した側もリスクを負います。

行政書士法第1条の3は、官公署に提出する書類の作成を行政書士の業務と定め、同法第19条第1項は次のように規定しています。

この「いかなる名目によるかを問わず報酬を得て」という文言は、行政書士法の一部を改正する法律（令和7年法律第65号。令和8年1月1日施行）で明示されたものです。総務省は改正の趣旨を、「手数料」や「コンサルタント料」等どのような名目であっても対価を受領して業として官公署提出書類を作成することは違法であるという現行法の解釈を条文に明示するものと説明しています。改正が新たに違法行為を作ったのではなく、従来から違法だったことを条文で確認したものです。

総務省消防庁からも、令和7年2月25日付で「消防法令に基づく各種手続における行政書士法違反の防止について」（消防予第75号・消防危第30号・消防特第35号）が発出され、消防署への提出書類の作成が行政書士の業務であることが改めて示されています。

詳しくは消防署への提出書類作成と行政書士法違反の防止についてをご覧ください。

10. 当事務所の報酬額

上記はすべて税抜表示です。別途消費税を申し受けます。金額に幅があるのは、建物の規模・用途、図面作成の要否、消防署との事前協議の回数によって作業量が変わるためです。実費（交通費、証明書取得費用等）は別途申し受けます。初回のご相談は無料です。
最新の料金表は報酬額表をご確認ください。

11. よくあるご質問

Q1. 防火管理者が異動でいなくなりました。届出は何を出せばよいですか。

「防火・防災管理者選任（解任）届出書」と「消防計画作成（変更）届出書」の2通を、所轄の消防署に提出します。東京消防庁も、防火管理者を選任・変更する場合はこの2つの届出書が必要としています。前任者の解任と後任者の選任は同一の様式で届け出ます。

Q2. 届出をするのは防火管理者本人ですか。

いいえ。選任（解任）届出書の届出義務者は管理権原者です（消防法第8条第2項）。一方、消防計画作成（変更）届出書は防火管理者が届け出ます（消防法施行令第3条の2第1項、消防法施行規則第3条第1項）。届出者が異なる点に注意してください。

Q3. 届出を忘れていた場合、罰則はありますか。

あります。防火管理者の選任・解任の届出を怠った場合、消防法第44条第8号により30万円以下の罰金または拘留に処せられます。さらに防火管理者が定められていないと認められれば消防長・消防署長から選任命令が出され、これに従わない場合は第42条第1項（6月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金）が適用され、第45条第3号により法人にも罰金が科されます。

Q4. 選任の期限は「◯日以内」と決まっていますか。

消防法第8条第2項は「遅滞なく」と定めており、日数による期限は規定されていません。ただし「遅滞なく」は法令用語として最も切迫した即時性を求める表現であり、正当な理由なく引き延ばすことは許されません。実務上は選任日から数日以内の提出を目指してください。

Q5. 防火管理者の選任が必要かどうかは、どう判断しますか。

収容人員で判断します（消防法施行令第1条の2第3項）。自力避難困難者を入居させる社会福祉施設等は10人以上、飲食店・物品販売店舗・ホテル・病院等の特定用途は30人以上、事務所・工場・共同住宅等の非特定用途は50人以上が基準です。延べ面積は甲種・乙種の区分（令第3条第1項）を決める数字であり、選任義務の有無の判定には使いません。

Q6. 後任者は必ず講習を受けなければなりませんか。

いいえ。消防法施行令第3条第1項第1号ロ〜ニにより、防災に関する学科を修めて卒業し1年以上の実務経験がある者、消防職員として管理的・監督的な職に1年以上あった者、施行規則第2条で定める者（安全管理者、防火対象物点検資格者、甲種危険物取扱者である危険物保安監督者、一級建築士等で1年以上の実務経験を有する者など）も甲種防火管理者になることができます。社内の有資格者を先に確認してください。

Q7. 古い修了証を持つ社員を選任しても大丈夫ですか。

修了証自体に有効期限はありませんが、収容人員300人以上の特定用途の防火対象物では甲種防火管理再講習の受講義務があります（消防法施行令第4条の2の2第1項第1号、施行規則第2条の3）。選任された日の4年前までに講習を修了している場合は、選任された日から1年以内に再講習を受ける必要があります。修了証の日付を必ず確認してください。

Q8. 防火管理者を外部の会社に任せることはできますか。

防火管理者は「当該防火対象物において防火管理上必要な業務を適切に遂行することができる管理的又は監督的な地位にある者」から選ぶ必要があります（消防法施行令第3条第1項）。原則として自社内から選任します。防火管理上必要な業務の一部を外部に委託することは可能ですが、その場合は消防計画に受託者の氏名・住所と受託業務の範囲・方法を定めなければなりません（消防法施行規則第3条第2項）。

Q9. 防災コンサルタントに届出書類の作成を頼んでも問題ありませんか。

行政書士でない者が報酬を得て業として消防署への提出書類を作成することは、行政書士法第19条第1項に違反します。名目が「手数料」「コンサルタント料」であっても同じです（令和8年1月1日施行の改正で条文に明示）。違反者には同法第21条の2により1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金が科され、法人にも同法第23条の3により100万円以下の罰金が科されます。総務省消防庁からも令和7年2月25日付通知（消防予第75号ほか）が発出されています。

Q10. 訓練は年に何回実施すればよいですか。

飲食店・物品販売店舗・ホテル・病院・社会福祉施設・学校等の特定用途の防火対象物では、消火訓練と避難訓練をそれぞれ年2回以上実施しなければなりません（消防法施行規則第3条第10項）。事務所・工場等の非特定用途には法令上の回数の定めがなく、消防計画に定めた回数を実施します。いずれの場合も、訓練を実施するときはあらかじめ消防機関に通報する必要があります（同条第11項）。

Q11. テナントの防火管理者が交代しました。ビル全体への影響はありますか。

管理権原が分かれている建物では、各テナントの消防計画は全体についての消防計画に適合するものでなければなりません（消防法第8条の2第3項）。防火管理者が交代したときは、統括防火管理者にも連絡し、全体についての消防計画の見直しが必要かを確認してください。

12. まとめ

防火管理者の不在は、消防署の立入検査で必ず指摘される事項です。異動の内示が出た段階で後任の候補と資格の有無を確認しておけば、空白期間を作らずに済みます。

当事務所では、防火管理者の選任届から消防計画の作成・変更まで、東京消防庁管内の届出を一括してお引き受けしています。初回のご相談は無料です。

参照した法令・公的資料

本記事は2026年8月16日時点の法令に基づいて作成しています。個別の建物について判断が必要な場合は、所轄の消防署または当事務所にご相談ください。

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